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Abwesenheit vom Büro (Checkliste)

Illustration

So läuft in Ihrem Aufgabengebiet alles glatt:



Noch zu erledigende, nicht delegierbare Aufgaben frühzeitig ermittelt und erledigt?

Organisation der Vertretung geregelt?

  • Festgelegt, wer in welchen Angelegenheiten vertritt
  • Prioritäten kommunizieren
  • Kompetenzen verteilen und klar umreißen
  • Notwendige Vollmachten für laufenden Vorgänge ausstellen
  • Plan für einzuhaltende Fristen (Zahlungen, Ausschreibungen etc.) erstellen
  • Übersichtlichen Bearbeitungsplan für noch laufende Vorgänge erstellt und diese Vorgänge delegiert
  • Kommuniziert, über welche Vorgänge nach der Rückkehr ausführlich informiert werden soll
  • Kommuniziert, über welche Vorgänge während der Abwesenheit informiert werden soll
  • Festgelegt, was liegen bleiben bzw. neu terminiert werden kann

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert?

  • In neue Aufgaben eingewiesen
  • Aufgaben übergeben
  • Über neue Kompetenzen informieren
  • Über neue Aufgabenverteilung informieren

Termine geregelt?

  • Termine, die wahrgenommen werden sollen, festgelegt und delegiert
  • Termine, die verschoben werden sollen, weitergegeben
  • Anrufzeiten zur Klärung wichtiger Punkte vereinbart
  • Adresse(n) für Notfälle angeben
  • Reiseplan hinterlassen

Vollmachten für Funktionsmailadressen gegeben?

Auf dem (aufgeräumten) Schreibtisch zwei oder mehr leere Ablagekörbe (z. B. "Eilt" und "Nur zur Information") hinterlassen gegen das sonst unvermeidliche Unterlagenchaos während der Abwesenheit?

Abwesenheitsschaltung für E-Mails betätigt?

Telefon umgestellt?

Voice-Box besprochen?


Falls noch weitere Punkte wichtig sind, dann melden Sie sich bitte.

Dezernat 3.4 – Personalwirtschaft und Organisation 07.08.2017
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